Die Kanzlei digital steuern mit einer professionellen Kanzleisoftware
Eine Software für die Kanzlei bietet viele Vorteile. Mit der Hilfe einer modernen Cloud-Software kann man ein digitales Diktat erledigen, mit der E-Akte effizienter arbeiten und eine Reihe von anderen digitalen Lösungen in die Arbeitsabläufe integrieren. Doch IT-Themen gehören naturgemäß nicht in den Bereich eines Rechtsanwaltes. Deswegen ist es gut, dass es eine Reihe von individuellen IT-Dienstleistungen in diesem Bereich gibt. Mit deren Hilfe können Anwälte eine Kanzleisoftware nutzen, die in die Prozesse integriert wird und maximale Effizienz ermöglicht.
Elektronischer Rechtsverkehr, elektronische Akte und mehr – Das alles kann eine Kanzleisoftware
Jede Software hat ihre eigenen Funktionen, und ihre individuellen Vorteile. Eine Kanzleisoftware bietet spezielle Lösungen, die explizit für Anwälte entwickelt wurden und deren tägliche Arbeit erleichtern sollen. Das wohl wichtigste Modul ist dabei die elektronische Akte. Sie ist die Zukunft des Rechtsverkehrs und wird in Deutschland in der nahen Zukunft einen immer höheren Stellenwert einnehmen. Doch auch ganz andere Ideen, wie beispielsweise eine praktische Diktatfunktion, oder aber die Möglichkeit Dokumente effizienter und mit der Hilfe der Cloud zu verwalten gehören zur Grundausstattung der verschiedenen Angebote. Wichtig ist, dass es Schnittstellen zu gängigen Programmen wie ELSTER, oder zur DATEV gibt. Nur so können Anwälte ihr gesamtes Büro digitalisieren, und nicht nur ihre tägliche Arbeit. Auch das elektronische Anwaltspostfach, welches beispielsweise mit beA-Integration auch durch mobile Endgeräte genutzt werden kann, ist sehr beliebt. Die Grundlage bildet dabei immer Microsoft Windows. Microsoft ist auch bei Rechtsanwälten das beliebteste Betriebssystem, dicht gefolgt von MAC OS. Lösungen wie RA-Micro funktionieren auf beiden Systemen und können auf Windows von Microsoft ebenso gut arbeiten, wie auf MAC OS. Ob im Home-Office, oder aber direkt im Gerichtsgebäude – Mit der Hilfe einer Kanzleisoftware bleibt der Anwalt immer auf dem neuesten Stand und kann via Internet auf alle relevanten Informationen zugreifen.
Welche Vorteile bietet eine Kanzleisoftware?
Früher musste der Anwalt jede Akte händisch anlegen. Dabei verursachte die Akte jede Menge Arbeit, und benötigte viel Papier. Mit der Hilfe einer elektronischen Akte sind diese Zeiten vorbei. Die elektronischen Akte ist quasi das Update in der Arbeitsweise der Rechtsanwälte und mit Sicherheit die Zukunft. Damit das alles auch ganz legal abläuft, braucht der Anwalt ein hohes Maß an Sicherheit. Der Zugriffonline benötigt ein hohes Maß an Vertrauen, aber auch eine adäquate Infrastruktur im Hintergrund. Auch hier gibt es mittlerweile passende Lösungen, die auch für kleine Kanzleien finanzierbar sind. Denn IT-Systeme kosten Geld, das darf man nicht vergessen. Gerade kleine Kanzleien brauchen hier preisgünstige Lösungen, mit denen der Alltag bewältigt werden kann. Mit der Hilfe von einem integrierten E-Mail-System kann die tägliche Korrespondenz fast vollständig digitalisiert werden. Bei der Unmenge an Schriftstücken ist das eine Lösung, die einen wirklichen Vorteil darstellt. Die beA-Integration gehört deswegen als Modul schon länger zu den festen Bestandteilen vieler Kanzleien. Sie ermöglicht den direkten Zugriff auf die gesamte und fallbezogene Kommunikation. Dadurch wird nicht nur viel Papier gespart, auch Prozesse werden deutlich effizienter und lassen sich umfassender und zeitnah steuern. Denn nicht nur der Nutzer möchte von einer IT-Infrastruktur aus der Cloud profitieren. Der Mandant will ebenso ein verlässliches Konzept, dass ihm eine schnelle Bearbeitung seiner Anliegen ermöglicht. Die Anwaltssoftware aus der Cloud ist hierfür die ideale Lösung. Sie bietet zur schnelleren Bearbeitung der Anliegen die Möglichkeit zum E-Mail-Support. Dadurch bleibt man als Anwalt näher am Mandanten und kann bei Problemen und Fragestellungen sofort reagieren. Mobile Nutzungsmöglichkeiten sind dabei noch ein Feld, an dem sich einiges tun wird. Denkbar ist beispielsweise, dass auch der Mandant digital auf die Akte zugreifen und diese einsehen kann.
Wie kann man eine Software-Lösung in bestehende Abläufe integrieren?
In einer Kanzlei fallen täglich viele Arbeiten an. Offene Posten müssen abgerechnet werden, und die eigentliche und beratende Kerntätigkeit darf der Anwalt natürlich auch nicht vernachlässigen. Eine Cloud-Kanzleisoftware ist hier eine ideale Lösung. Kleinere Kanzleien profitieren von einer Software aus der Cloud. Es handelt sich um eine kostengünstige, aber dennoch umfassende Lösung, die keine Wünsche offen lässt. Legal Tech ist eine Branche, auf die sich wenige Anbieter spezialisiert haben. Nutzer von Legal Tech sind bekanntermaßen nur Anwälte, Notare und Steuerberater. Es handelt sich hier um ein sehr enges Feld, dessen Nutzer allerdings sehr dezidierte Lösungen suchen. Anwälte und Berater wollen natürlich auch mit einem mobilen Endgerät auf die Akte zugreifen, müssen hier aber noch stärker auf den Datenschutz achten. Das klassische Office bietet hier wenig praktische Lösungen, ist aber im beruflichen Alltag unverzichtbar. Ein System, welches durch einen externen Anbieter betreut wird und den Zugriff, sowie die allgemeine Sicherheit gewährleistet ist hier zwingend notwendig. Als User braucht man sich nicht um viel kümmern, sondern kann sein Office und sein Windows System wie gewohnt nutzen. Eine Anwaltssoftware wie RA-MICRO erledigt die technischen Details automatisch und im Hintergrund. Für die Einrichtung, und die fortlaufende Betreuung steht ein Team von Experten zur Verfügung. Die Software integriert die Akte fast automatisch, und ermöglicht so eine schnellere Bearbeitung. Der Mandant erlebt, dass die Anwaltssoftware die Kanzlei nicht nur digital macht. Sie sorgt für eine schnellere Bearbeitung der Akte, was wiederum die Zufriedenheit erhöht. Für den Anwalt ist sie in vielen Bereichen ein Segen. Mit der Software lassen sich mobile Anwendungen effektiver nutzen, und die Akte zu jeder Zeit bearbeiten. Diese Vorteile, verbunden mit den niedrigen Kosten, machen eine Software für jede Kanzlei attraktiv. Wer eine Software integriert, der macht seine Kanzlei fit für die Zukunft.
