Die sieben Schritte eines Rekrutierungsprozesses.

1. Die Bedarfsanalyse

Rekrutierungsprozesse existieren, um Unternehmen mit den geeigneten Personalressourcen weiterzuführen. Dabei gibt es eine Vielzahl an Möglichkeiten, warum eine zusätzliche Arbeitskraft notwendig sein könnte. Hierzu gehört sowohl ein neu gestecktes Ziel, als auch der Verlust eines Arbeitnehmers. Am besten ist es natürlich, wenn Firmenwachstum der Hauptgrund ist.

Hierbei sollte man sich immer im Klaren über den Rahmen des eigenen Budgets sein, um die Kosten im Auge zu behalten. Sowohl die Mobilisierung des Personals, als auch Ausbildung und zunächst Onboarding und das Gehalt des neuen Mitarbeiters, kosten dem Unternehmen Geld.

Der Arbeitgeber für Rekrutierungsprozesse auf ein Werkzeugkasten an Fördergelder zurückgreifen: Arbeitsaufnahme, Ausbildung und bei Arbeitslosen, der Eingliederungszuschuss werden gefördert. Aber auch Menschen mit Behinderung und geflüchtete Personen können staatlich gefördert werden. Wem welche Hilfen zustehen, lässt sich auf der Seite der Bundesagentur für Arbeit überprüfen.

2. Das Stellenprofil definieren.

Wer Bedarf und Anforderung genau prüft und sich auch mit den eigenen Mitarbeitern zusammensetzt, der kann seine Suche effizienter gestalten. Hierbei wird ein Stellenprofil erstellt, bei dem sowohl Qualifikation, der Umgang mit Technik, als auch Berufserfahrung eine Rolle für den jeweiligen Bereich spielen. Schließlich führt das zu einer Stellenausschreibung, die sowohl Aufgaben, Zuständigkeiten als auch Missionen des neuen Mitarbeiters klar einrahmen.

Bei den Kompetenzen sollte ein gewisser Spielraum eingehalten werden und zwischen erforderlichen und erwünschten Kompetenzen unterschieden werden. Unerlässlich sind dabei Informationen über die Vertragsart, wie Arbeitszeit, Teilzeit- oder Vollzeitstelle, Befristung des Vertrages und schließlich Gehalt.

3. Erstellung und Veröffentlichung der Stellenanzeige

Rekrutierungsprozesse beginnen immer im eigenen Unternehmen. Hierzu können Personen zählen, welche aus dem Elternschutz zurückkehren, oder von einer Stelle in eine andere wechseln könnten. Deshalb sollte jeder Arbeitgeber einen internen Bewerbungspool schaffen, um in einem ersten Schritt Personal zu sondieren.

Die Stellenanzeige sollte dem Stellenprofil entsprechen, also Namen des Unternehmens, den Jobtitel, die Art des Vertrages usw. beinhalten. Hierbei ist es auch wichtig, den richtigen Schreibstil auszuwählen und sich klar auszudrücken. Schlüsselwörter erleichtern die Kommunikation mit dem Leser.

Die Veröffentlichung der Stellenanzeige kann dann über Fachmessen, Presse, Jobboards, soziale Netzwerke, Kooptation oder den Rückgriff auf Zeitarbeitsunternehmen oder Personalvermittler stattfinden.

4. Die Vorauswahl der Rekrutierungsprozesse

Es gibt hierbei drei Kategorien: Bewerber, die aussortiert werden, solche, die vielleicht infrage kommen, und die engere Auswahl. Motivationsschreiben und Lebenslauf werden mit dem Profil verglichen, Referenzen gegebenenfalls überprüft. Der anschließend zuständige Vorgesetzte sollte bei der Auswahl auch eine Rolle spielen. Geeignete Software kann bei der Auswertung helfen. Im nächsten Schritt geht es um die Kontaktaufnahme und das Bewerbungsgespräch.

5. Tests und Interviews

Um die Kandidatenliste einzugrenzen, bieten sich Video- oder Telefoninterviews an. Anschließend kann der Bewerber zum persönlichen Gespräch eingeladen werden. Es sollten der Personalverantwortliche und auch der Vorgesetzte und zukünftige Mitarbeiter mit entsprechendem Fachwissen anwesend sein. Hierbei geht es um geeignete Persönlichkeits- und Kompetenztests, aber auch um den ersten Eindruck und um die entsprechende Berufskultur.

6. Die Auswahl der Kandidaten

Nach den Vorstellungsgesprächen, geht es um die Schlussbilanz, welche das entsprechende Profil bestätigt und zur endgültigen Entscheidung führt. Die entsprechende Rückmeldung sollte für alle persönlich gestaltet werden. Weniger glückliche Bewerber sollten dem internen Talentpool dennoch beigefügt werden.

Bei einer Einstellung, sind Formalitäten zu beachten, da mit einer Zusage die Verpflichtung eingegangen wird, die zukünftige Stelle für die jeweilige Person zu reservieren. Der Arbeitsvertrag sollte unterzeichnet werden und die obligatorische Untersuchung durch einen Arzt geplant.

7. Das Onboarding eines Mitarbeiters

Der zukünftige Mitarbeiter wird Willkommen geheißen, es folgt das Onboarding. Hierbei wird die Person empfangen, und in das Unternehmen und dem Arbeitsplatz eingegliedert. Wenn sich die Person von gleich auf wohl fühlt, so wird das Engagement langfristig gefördert.

Optimierung der Rekrutierungsprozesse durch Digitalisierung

Wenn Rekrutierungsprozesse automatisiert werden, so können Zeit und Geld gespart werden. Diese Tools lassen sich individuell an den Einstellungsprozess anpassen. Dabei arbeitet die Software unparteiisch und erlaubt oft mit wenigen Mausklicks den Zugang zu hunderten Jobbörsen. Auch das Onboarding und das eigene Profil lassen sich dadurch schärfen. Wer altbewährtes und neues gut kombiniert, der kann mit den besten Ergebnissen rechnen.